Inspección de Trabajo: cómo preparar la documentación de tu pyme

Cuando llega una comunicación de la Inspección de Trabajo, la primera dificultad puede ser encontrar los documentos correctos. Una carpeta ordenada ayuda a entender lo solicitado y a preparar la respuesta sin depender de archivos dispersos.

Lee la actuación antes de recopilar documentos

Identifica el organismo, el expediente, los documentos solicitados y la fecha de comparecencia o respuesta. Conserva la comunicación completa y su justificante. No supongas que todas las actuaciones requieren la misma documentación o tienen el mismo plazo.

La Ley 23/2015 regula las facultades de la Inspección y la colaboración requerida a los sujetos responsables. La respuesta debe ajustarse a la actuación concreta y ser veraz. Si existe una duda sobre el alcance de una petición, solicítala para revisión inmediata.

Una carpeta inicial para organizar la revisión

Esta relación es una propuesta práctica; debe adaptarse a lo requerido:

• Empresa: identificación, centros de trabajo y datos de contacto.
• Plantilla: contratos, modificaciones y justificantes de trámites.
• Salarios: nóminas, pagos y explicación de conceptos variables.
• Tiempo de trabajo: registros, cuadrantes y calendario.
• Cotización: documentación de liquidaciones e incidencias.
• Prevención: documentación pertinente preparada con el servicio o responsable preventivo.

Comprueba que las versiones coinciden

Antes de entregar un archivo, revisa a quién corresponde y qué periodo cubre. Si existen varios documentos, identifica la versión aplicable y conserva las anteriores cuando sea necesario. Una carpeta llena de duplicados puede dificultar la explicación.

Haz una relación de lo disponible y de lo pendiente. Si un documento falta, comunícalo a la persona que prepara la respuesta; evita reconstruirlo como si hubiera existido en una fecha anterior.

Coordina empresa, asesoría y prevención

Señala quién recopila, quién estudia el requerimiento y quién presenta. Cuando interviene el servicio de prevención, envíale la petición que afecta a su trabajo. La organización documental no sustituye la revisión técnica preventiva.

Conserva lo presentado y el seguimiento

Guarda una copia del conjunto entregado y el justificante correspondiente. Anota las actuaciones pendientes y las comunicaciones posteriores. Así podrás comprobar qué se respondió y en qué momento.

Revisar antes de recibir una comunicación

Elige una persona del expediente y prueba a localizar su contrato, una nómina y el registro del mismo mes. Esta comprobación sencilla permite detectar problemas de archivo. Amplía la revisión si aparecen diferencias.

La organización mensual de la gestión laboral facilita mantener la información localizable.

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Fuentes oficiales

• BOE: Ley 23/2015, Sistema de Inspección de Trabajo
• BOE: Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales

Información contrastada el 10 de octubre de 2026. Para aplicar esta guía se deben revisar el convenio y las circunstancias de la empresa.