En una empresa pequeña, un olvido al fichar suele resolverse con un mensaje. El problema aparece cuando esos mensajes no llegan al registro y, meses después, nadie puede explicar qué ocurrió. Revisar el circuito completo ayuda más que limitarse a comprobar si existe una aplicación.
Qué exige la regla general
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige registrar diariamente el inicio y el final del trabajo y conservar los registros durante cuatro años, con disponibilidad para la plantilla, sus representantes y la Inspección. Hay reglas específicas que deben revisarse en situaciones como el tiempo parcial.
1. Confundir el horario previsto con lo trabajado
Un cuadrante explica la organización prevista. Comprueba que, además, puedes localizar los datos de cada día y explicar las diferencias. Como revisión práctica, elige una semana reciente y sigue el recorrido desde el fichaje hasta el archivo.
2. Dejar los olvidos en conversaciones sueltas
Acuerda un procedimiento sencillo para comunicar un olvido: fecha, persona, dato que falta y motivo. Conserva la incidencia y la corrección para poder reconstruirla. Esta propuesta organizativa no sustituye los requisitos del sistema utilizado.
3. No saber qué hacer con pausas y desplazamientos
Antes de dar instrucciones, revisa con la asesoría qué tiempo corresponde registrar según el puesto y el convenio. Evita que cada encargado interprete una pausa de manera distinta. Una explicación breve y compartida reduce dudas en el trabajo diario.
4. Tener los datos, pero no poder recuperarlos
Prueba a exportar un mes ya cerrado. Comprueba que el archivo se abre, identifica a las personas y permite consultar las fechas. Si cambias de proveedor, prepara la recuperación de los registros anteriores antes de cancelar el acceso.
5. Revisar solo cuando surge una reclamación
Incluye un pequeño control mensual: registros incompletos, incidencias sin resolver y diferencias que necesitan explicación. Señala quién revisa y quién responde. El objetivo es detectar dudas mientras todavía es posible aclararlas con información reciente.
Qué preparar para una revisión
- Descripción del sistema utilizado y de quién lo administra.
- Una muestra reciente de registros y cuadrantes.
- Procedimiento actual para olvidos y correcciones.
- Información sobre jornadas parciales, turnos o trabajo a distancia.
Comparte esta documentación por el canal acordado con la asesoría. Si necesitas organizar también las incidencias de nómina, consulta nuestra guía de gestión laboral mensual.
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Fuentes oficiales
Información contrastada el 10 de octubre de 2026. Para aplicar esta guía se deben revisar el convenio y las circunstancias de la empresa.
